Climazero y OfficeTrack: Transformación digital y eficiencia operativa en los servicios de climatización industrial
Introducción
Climazero es una empresa chilena especializada en climatización industrial. Su estructura organizativa se divide en dos departamentos principales: Operaciones y Proyectos.
The Operations area is made up of a team of supervisors who manage high-profile accounts, including clients such as Metro de Santiago, Banco Estado, Walmart, Molders de Santiago, Falabella, Tottus, and Cencosud.
Los supervisores están asignados a cuentas específicas y operan en Santiago, la V Región y otras regiones del país, dependiendo de las actividades emergentes. Para seguir siendo competitiva y estar al día, Climazero se comprometió con la digitalización de sus procesos, dejando atrás las hojas de cálculo en papel e implementando herramientas digitales que optimizan la gestión operativa.
La implementación de OfficeTrack para gestionar sus equipos de campo permitió a la empresa generar informes y enviar información relevante de forma inmediata, lo que redujo significativamente los tiempos de respuesta. Esto fue muy bien recibido por clientes como Banco Estado y Walmart, que tienen requisitos de nivel de servicio más elevados debido a las normas de cumplimiento y trazabilidad.
El reto: antes de implementar OfficeTrack
Antes de implementar OfficeTrack, la gestión de la información en Climazero se realizaba de forma manual. Los supervisores tenían que rellenar formularios en papel y luego preparar informes. Esto no solo provocaba retrasos importantes y una carga de trabajo excesiva, sino también errores humanos debidos a la falta de una herramienta de automatización.
Gustavo Leiva, supervisor de operaciones de Climazero a cargo de las cuentas de Banco Estado y Walmart, explica que completar los informes podía llevar entre una y dos semanas debido a la recopilación manual de datos y fotografías. Esta situación provocaba largos tiempos de espera para los clientes y dificultaba el cumplimiento de los plazos, lo que afectaba negativamente a la percepción de calidad y profesionalidad de la empresa.
Además, el control sobre las actividades sobre el terreno era muy limitado. Los supervisores tenían que recopilar información de los técnicos de forma fragmentada, almacenarla en carpetas locales y procesarla una por una para generar los informes finales. Esto no solo suponía horas extras de trabajo de oficina, incluidos los fines de semana, sino que también aumentaba el riesgo de pérdida de información y de errores graves en la consolidación de datos.
Después de implementar OfficeTrack
La implementación de OfficeTrack supuso un cambio radical en la forma de operar de Climazero. Gracias a esta herramienta, se digitalizó por completo el flujo de información entre los técnicos de campo, los supervisores y otras áreas de la empresa involucradas en el proceso.
Los técnicos ahora pueden cargar datos y fotografías en tiempo real desde el terreno, completando formularios digitales que llegan inmediatamente a los supervisores. Gustavo Leiva explica que hoy en día todo el equipo está conectado: pueden supervisar las tareas en tiempo real, verificar si se han cumplido los requisitos (como los registros fotográficos) y garantizar la calidad del servicio.
La herramienta no solo eliminó el papel, sino que también redujo drásticamente el tiempo necesario para elaborar y enviar los informes: lo que antes llevaba días, ahora se hace con un solo clic. Esta rapidez facilitó el cumplimiento de los plazos de los clientes, que a menudo eran de hasta 10 días a principios de cada mes para docenas de informes.
Además, OfficeTrack permitió la estandarización de los formatos de los informes. Para clientes como Banco Estado y Walmart, se crearon formatos específicos que mejoraron la presentación y la claridad de la información, lo que fortaleció la relación comercial y mejoró la percepción de la imagen profesional de Climazero.
También se optimizó la gestión de tareas: los supervisores asignan actividades desde la plataforma web y los técnicos completan la información requerida sobre el terreno, incluyendo diagnósticos, resultados y pruebas fotográficas. Esta información fluye automáticamente hacia los supervisores y el sistema central, lo que mejora la coordinación y reduce la dependencia de los procesos manuales.
Beneficios
Tiempos de respuesta reducidos: informes generados al instante y enviados a los clientes sin demora.
Digitalización completa de la información: eliminación del papel, evitando errores relacionados con el manejo y la recopilación manual de datos.
Seguimiento en tiempo real: visibilidad de las actividades de los técnicos sobre el terreno, incluyendo pruebas fotográficas.
Formatos estandarizados: informes personalizados para clientes estratégicos, mejorando la calidad percibida.
Tareas optimizadas: los supervisores asignan actividades en línea y reciben automáticamente la información completada.
Ahorro de tiempo: eliminación de procesos manuales repetitivos, lo que libera tiempo en la oficina para dedicarlo a tareas de mayor valor.
Testimonio
Gustavo Leiva, supervisor de operaciones de Climazero:
«Antes de implementar OfficeTrack, rellenar los informes me podía llevar una o dos semanas. Todo era manual: recopilaba la información de cada técnico, la guardaba en mi ordenador y seleccionaba las fotos una por una. Incluso trabajaba los fines de semana para cumplir con los plazos. Ahora, con OfficeTrack, todo está en línea. Puedo ver en tiempo real lo que está haciendo el técnico y si ha subido las fotos correctas. Los informes se generan con solo pulsar un botón. Esto no solo ha reducido nuestros tiempos de respuesta, sino que nuestros clientes también lo han notado, mejorando su percepción de nosotros como empresa».
Transforma tu Gestión de Personal con OfficeTrack
¡Descubre cómo podemos ayudarte!
Solicita una demostración hoy mismo.
Comments are closed